Как отдел, HR хранит, вероятно, самые конфиденциальные данные во всей вашей организации. От контактных данных до банковских реквизитов и дат рождения. Если эти данные не будут храниться «под замком», это может привести к серьезным последствиям и штрафам.
Поскольку многие из нас все еще работают из дома и перешли на полностью удаленную модель, обеспечение целостности данных HR стало сложной задачей. Руководители отдела кадров должны гарантировать, что данные, которые они собирают о своих сотрудниках, являются точными, полными, последовательными и, что наиболее важно, безопасными и соответствующими законодательству о защите данных.
Ведите контрольный журнал
Журнал аудита обеспечивает простой хронологический журнал событий, изменений, изменений и дополнений к любой из ваших записей кадрового обеспечения. От изменений, внесенных в документы или политики, до изменений информации о сотрудниках; надежный процесс аудита позволит вам отслеживать историю ваших кадровых данных с течением времени.
Журналы аудита — это мощный инструмент, который нужно иметь в своем арсенале целостности данных. Они позволяют вам идентифицировать любые произошедшие события или изменения, какой пользователь внес это изменение, а также время и дату, когда произошло событие. Аудит кадровых данных также может подтвердить оптимизированы ли данные для предполагаемого использования, и помочь подготовиться к возможным проверкам.
Контрольный журнал особенно важен, когда мы работаем из дома, потому что мы находимся на расстоянии от наших коллег. Хотя ваша HR-команда физически отделена, пользователи могут определять любые недавние изменения, которые были внесены в ваши HR-данные, кем и в какое время.
Ограничьте доступ
Это критически важная часть поддержания целостности ваших кадровых данных. Просто ограничив доступ ваших пользователей и предоставьте его только тем, кому нужны права администратора и редактирования. Так вы можете уберечь себя от риска случайного изменения или удаления соответствующих данных.
Держите только то, что необходимо
Отделы кадров и компании в целом собирают всевозможные данные о людях: записи об отсутствии, ставки заработной платы, данные по обучению, а также личные и конфиденциальные данные. Все они не должны храниться дольше, чем это требуется по закону, а все, что больше не требуется, следует немедленно и безопасно уничтожить.
Работая из дома, большинство HR-руководителей в значительной степени полагаются на использование облачного программного обеспечения для хранения и защиты записей своих сотрудников. Воспользуйтесь тем, что программное обеспечение позволяет распределять документы по папкам, ограничивать доступ, где это необходимо, и устанавливать напоминания, уведомляющие вас о дате истечения срока действия документа или о возможности удаления ненужных записей.
Надежный контроль конфиденциальности означает, что вы знаете, кто и к чему имеет доступ, и отслеживаете, кто загружал или просматривал документы.