Одним из преимуществ того, что все ваши сотрудники постоянно находятся в офисе, является то, что за ними легко уследить. Однако, если ваши сотрудники по какой-либо причине перешли на удаленную работу, могут возникнуть проблемы с контролем их деятельности.
Интенсивный переход на удаленную работу затронул миллионы работников по всеми миру. Теперь уже можно сказать, что накоплен определенный опыт организации такого перехода и повышения эффективности дистанционного сотрудничества. Когда карантинные меры начнут ослабевать, бизнесу также предстоит решить не менее сложные задачи по определению актуальных категорий удаленного персонала и формированию технического взаимодействия с офисом.
Дистанционный тип деятельности имеет ряд преимуществ для руководителей компаний: отсутствие арендной платы, уменьшение расходов на Интернет, канцелярские товары и организацию рабочих мест. Совещания в видеоформате требуют меньше времени на подготовку и хорошо регламентируются. Но значение системы контроля персонала будет только возрастать.
Работники также ощутили положительные моменты удаленной деятельности, к которым они относят:
- отсутствие необходимости тратить время на дорогу;
- самостоятельное планирование рабочего дня;
- свобода передвижений;
- появление дополнительного времени;
- комфортное рабочее место;
- некоторое снижение требований к внешнему виду.
Из отрицательных моментов можно отметить замедление темпов роста дохода и карьеры.
Использовать в полной мере преимущества могут только квалифицированные специалисты, умеющие мотивировать себя, хорошо понимающие внутренние коммуникации компании, в том числе, необходимость отчетности. Продуктивность работы напрямую зависит от умения соблюдать рабочий режим, вести дела независимо от домашних проблем. Кроме того, нужны технические средства и умение пользоваться специальными сервисами и программами, например, удаленного доступа.
Однако многие сотрудники стали ошибочно полагать, что удаленная работа означает отсутствие правил и регламентов деятельности.
Чтобы убедиться, что ваши сотрудники не растрачивают время и деньги компании впустую, есть несколько правил, которые сразу необходимо с ними обсудить.
Устанавливайте крайние сроки
Установление крайнего срока-это лучший способ поддержания здоровой рабочей обстановки, отличное напоминание об ответственности. Тем не менее, установка крайних сроков требует большего, чем просто назначение даты сдачи проекта. Сроки сдачи должны быть достаточно короткими, чтобы уложиться в рабочий план, достаточно длинными, чтобы предусмотреть возможные ошибки и неудачи. У вас может возникнуть искушение просто установить сроки, которые по вашему мнению оптимальны, но такое саморегулирование рабочего процесса может повлечь серьезные проблемы. Если вы должным образом не ознакомлены с поставленной задачей и определяете сроки лишь «на глаз», вы можете в конечном итоге серьезно перегрузить своих сотрудников, требуя слишком многого.
Лучший способ правильно установить крайние срои — проконсультироваться со своими сотрудниками. Спросите их, сколько времени им нужно на работу, установите сроки сдачи, исходя из ответов. Также вы должны штрафы, предусмотренные за несвоевременную сдачу работы. Такой подход продемонстрирует, что вы доверяете своим сотрудникам, поможет вам завоевать их расположение.
Регулярно, но не назойливо интересуйтесь о ходе работы
Как только вы установили крайние сроки, вы не должны просто оставить сотрудников наедине с собой до наступления крайнего срока. Запланируйте регулярные онлайн-встречи, чтобы знать, как у сотрудников идут дела. Во время этих звонков обсудите прогресс и поздравьте с уже проделанной работой. Если возникли какие-то трудности, обсудите варианты их решения и внесите соответствующие изменения в график сдачи работы.
Такие встречи должны проходить по крайней мере раз в неделю. Если вы хотите добиться большей эффективности, и приучить сотрудников к ответственности, попросите, чтобы именно они были инициаторами звонка в назначенное вами время. Проверки могут показаться неэффективными, если вы не подготовитесь к онлайн-встрече. Чтобы быть в курсе событий, попросите сотрудников прислать вам отчет о проделанной работе за день до звонка.
Проводите мастер-классы
Хотя многие полезные свойства тайм-менеджмента могут казаться вам очевидными, вряд ли они будут столь очевидны для других. Помните, что как владелец бизнеса или глава компании, вы обладаете многолетним опытом, недоступным по ряду причин вашим сотрудникам. Ваши сотрудники могли бы извлечь большую пользу из вашего опыта. Регулярно проводите обучающие встречи, на которых вы будете обсуждать политику компании и находить решения для тех сотрудников, которые работают удаленно.
Удаленная работа может отлично заменить офисные будни. У сотрудников появится больше свободного времени, они сэкономят деньги на поездках в офис. Ваша задача как босса дать им понять, что работа дома может быть столь же эффективна, как и будни в офисе. Они должны знать, что вы все еще ищите поддержки и находите ее в лице своих сотрудников.