Как планирование внедрение KPI

ЧТО НУЖНО ОБЯЗАТЕЛЬНО СДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ПЛАНИРУЕТЕ ВНЕДРЕНИЕ KPI

Как внедрять показатель KPI - примеры - картинка

Мы не просто так говорим о рисках, которые несет в себе неорганизованное и спонтанное внедрение KPI. Приведем один наглядный пример. Наш партнер — компания, занимающаяся производством и торговлей сантехническим оборудованием, для ускорения темпов роста продаж решила внедрить ключевой показатель эффективности для менеджеров по продажам с привязкой к нему денежной мотивации. Решением руководства предприятия, таким КПЭ стал объем выручки, сгенерированный каждым сотрудником в течение квартала. Казалось бы, что может быть проще и объективнее, чем выручка? Никаких обсуждений с сотрудниками, в том числе начальником отдела продаж, проведено не было. Через полгода компанию по своей инициативе покинули трое из восьми менеджеров, а темп роста прибыли организации сократился с 19% до 8%.

Что привело к такому результату: менеджеры стали уделять внимание не маржинальным, а дорогим товарам, что уже через 2 месяца стало сильно деформировать структуру продаж. Валовая прибыль стала стремительно сокращаться, но при этом бонусы менеджеров по продажам росли. Заметив негативную динамику, топ-менеджмент стал давить на обратное смещение акцентов на реализацию высоко маржинальной продукции, в ответ на что отдел продаж во главе с руководителем выразил разумное недоумение. В итоге внедрение KPI переросло во внутрикорпоративный конфликт, закончившийся уходом нескольких важных сотрудников.

Но главная ошибка, допущенная руководством, все же была не аналитическая, а управленческая – не было проведено консультаций и обсуждений с подчиненными проекта формулы. Если бы это было сделано, то наверняка сами сотрудники обратили бы внимание на ее недостатки и возможные последствия.

5 обязательных шагов при внедрении KPI

1. Согласование проекта формулы с сотрудниками. Почему топ-менеджмент компании из примера выше не стал слушать мнение рядовых менеджеров? Не только потому, что придерживался директивной модели управления, но и уверенности в объективности в выручке как объективном показатели и в том, что такой подход наверняка понравится сотрудникам и мотивирует их больше продавать. Консультации с подчиненными позволят не только выяснить слабые стороны предложенной формулы, но и продемонстрируют, что их мнение не безразлично для менеджмента.

2. Предварительное объяснение для персонала и топ-менеджмента целей внедрения KPI. Иногда сами руководители забывают, какова конечная цель КПЭ. В первую очередь, это мотивационный инструмент, чувствуя присутствие которого сотрудники начинают лучше работать, а уже во вторую – инструмент контроля и планирования. Для команды также очень важно понять, зачем вводится key performance indicator, ведь со временем все и так все поймут, но открытый подход и взятая инициатива на себя позволят вам контролировать ситуацию и направлять ее в нужное вам русло.

3. Обеспечить связь KPI со стратегическими целями и оперативными плановыми показателями предприятия. Внедрение KPI без их привязки к главным индикаторам компании – огромный риск, который может повести ее по абсолютно другому пути. Вместо эффективной работы сотрудников вы можете получить бестолковое увеличение их активности, вместо роста прибыли – убыточное наращивание оборотов.

4. Позиционировать, что key performance indicator пришел в компанию надолго, но не является незыблемым и будет меняться в будущем. По мере развития организации качественные индикаторы будут заменять количественные, и наоборот. Постоянная величина в данном случае одна – необходимость внедрения KPI и его регулярного отслеживания, чтобы сотрудники и компания стали лучше уже сегодня. И это очень важно донести и до команды, и до топ-менеджмента.

5. Тестовый период для успешной адаптации коллектива и обкатки КПЭ. Любому коллективу нужно время, чтобы свыкнуться с формулой и новым подходом к работе. Почему резкое внедрение KPI несет в себе риски? Потому что каждый человек планирует свою жизнь, карьеру и расходы на несколько месяцев или лет вперед, а КПЭ – это, на самом деле, изменение условий труда. Когда соискатель только приходит в компанию, он соглашается на определенный уровень дохода, систему управления и условия труда, и когда очень важный элемент начинает меняться, человеку необходимо время, чтобы адаптироваться.

Соблюдение обязательных шагов снизит риски внедрения KPI, но не исключит их совсем. На что еще следует обратить внимание? На общую вовлеченность сотрудников, на их лояльность.

Хорошо известно, что любые реформы должны идти от анализа сложившейся ситуации, для чего требуется отличное понимание работы компании. Внедрение новой системы оценки пройдет с трудом, если ее инициирует недавно принятый работник. Конечно, этот факт не относится к ситуации привлечения независимых внешних специалистов на этапе разработки, что является довольно распространенной практикой бизнеса.

Лояльность персонала отражает внутреннюю потребность следовать установленным нормам и правилам работы, желание сделать свою работу хорошо, сопричастность к общей цели. Таким образом, авторитетность лидеров изменений будет одним из важных факторов успешности.

До внедрения новой системы индикаторов деятельности компании необходимо оценить и другие предпосылки:

чрезмерная загруженность отдельных подразделений или сотрудников;
проведенная ранее оценка эффективности не принята коллективом;
выплаты бонусов и премий считаются несправедливыми;
не используются в полной мере профессиональные качества работников.

На основе этих данных надо построить информационную работу по разъяснению персоналу целей и задач KPI. Не должно остаться никакой неопределенности, поскольку именно непонимание работниками всех аспектов новых показателей ведет к снижению эффективности внедрения.

За внедренной системой устанавливается текущий мониторинг, происходит корректировка отдельных этапов, обязательно выплачиваются установленные бонусы. Индикаторы успешности деятельности помогают компаниям по всему миру повысить результативность, достичь новых высот, сплотить коллектив на основе справедливой оценки труда.