ЗНАЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ ВСЕХ ОТРИЦАТЕЛЬНЫХ ОТЗЫВОВ О РАБОТЕ САЛОНОВ КРАСОТЫ, ФИТНЕС-СТУДИЙ И ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ, РАБОТАЮЩИХ С ПОТОКОМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ, СВЯЗАНА С НИЗКОЙ КВАЛИФИКАЦИЕЙ АДМИНИСТРАТОРОВ И УРОВНЕМ ИХ СЕРВИСА.

Администратор-помощник в Москве - картинка

Именно поэтому мы рекомендуем подходить к поиску администраторов системно и въедливо. Ничто не мешает работодателю найти администратора самому: выбор кандидатов довольно велик, поэтому задача сводится к соблюдению всех необходимых процедур проверки и отбора соискателей. Но, к сожалению, все происходит с точностью наоборот: работодатель целенаправленно не проводит более глубокие интервью, когда нужны администраторы, поскольку уверен в очевидности и правильности своего выбора.

ИСТОРИЯ ПРОВАЛА

Известному столичному фитнес-центру усилиями своего hr-менеджера удалось найти администратора, и руководство сделало выбор в пользу позитивной и улыбчивой соискательницы, до этого полгода проработавшей в известной сети фитнес-клубов. Коллектив настолько был впечатлен энергетикой и зарядом девушки, что был на 100% уверен, что сделал правильный выбор. Спустя 3 недели компания была вынуждена расстаться с новым сотрудником по очень простой и банальной причине: сильные и стабильные опоздания на работу.

Квалифицированный администратор обеспечивает успех управления компанией и качество клиентского сервиса

Задание найти администратора поступает рекрутеру агентства от многих коммерческих организаций. Должность особенно востребована в сегменте B2C, то есть в салонах красоты, ресторанах, фитнес-центрах. Основные обязанности администратора относятся к сфере управления бизнес-процессами и людьми:

  1. обеспечение комфортных условий взаимодействия клиента и компании;
  2. консультирование клиента по ассортименту и услугам;
  3. учет клиентов, инвентаря, расходных материалов;
  4. контроль соответствия деятельности персонала корпоративным правилам и регламентам;
  5. работа с отзывами посетителей;
  6. ведение установленного документооборота и отчетности;

Профессия предназначена для активных коммуникабельных людей, которым нравится режим многозадачности и широкий круг общения. Поэтому внутреннему рекрутеру найти администратора непросто. Поиск требует опыта и реализации нескольких этапов подбора. На первом этапе надо определить должностные обязанности и требуемые качества соискателя, затем сформировать комплекс методов.

Администратор – главный помощник руководителя в реализации планов и задач компании. К его знаниям и умениям предъявляются высокие требования. Чтобы найти администратора нужно продумать все характеристики и четко описать вакансию. Опытный рекрутер помогает в раскрытии истинных ожиданий руководителя от работника на этой позиции. Подробное всестороннее обсуждение проблемы при постановке задачи поиска позволит создать оптимальное описание вакансии и портрет кандидата.

7 необходимых навыков и качеств, которые подскажут как найти администратора

1. Владение навыками управления. Работа администратора связана с неограниченным общением. К сотруднику на этой должности часто обращаются с заданиями и просьбами, он принимает и распределяет звонки, получает инструкции руководства. Следует найти администратора с развитыми управленческими навыками: знанием тайм-менеджмента, умением делегировать полномочия, договариваться с людьми, контролировать процесс исполнения. Без этих навыков трудовые функции могут поглотить все рабочее время, а целый ряд мероприятий останется невыполненным.
2. Образование в области менеджмента и экономики. Административные функции требуют квалификации. Необходимо разбираться в текущих бизнес-процессах. Должность относится к одной из отраслей менеджмента. Есть общие обязанности для всех типов администраторов, требующие профессиональных знаний документооборота и управления. Далее идет специализация в конкретных сферах – туристическом или гостиничном бизнесе, индустрии красоты, спорте. Задача найти администратора, как правило, касается узких специалистов.
3. Знание основ деловой этики. Невысокий уровень общей деловой культуры сотрудника будет самым негативным образом сказываться на деятельности компании. Чтобы найти хорошего администратора, надо составить перечь требований к стилю поведения кандидата. Деловая этика касается большого круга вопросов от внешнего вида до умения разрешать конфликты. Нового сотрудника при приеме необходимо ознакомить с регламентами деятельности, правилами корпоративного дресс-кода, особенностями взаимодействия с коллегами и партнерами. Желательно все регламенты разместить на внутреннем портале компании, чтобы они были в постоянном доступе.
4. Уверенный переговорщик. Трудовой день администратора полон напряженных моментов. В должностные обязанности входит объяснение и контроль соблюдения регламентов, выполнение заданий в условиях дефицита времени. Сотрудник на этой должности вынужден постоянно договариваться с людьми, настаивая на выполнении правил. Переговоры будут успешны только при условии владения приемами коммуникаций с различными типами собеседников. Умение создать легкую и доброжелательную атмосферу общения – показатель качества работы администратора.
5. Отличное владение РС и оргтехникой. От администратора требуется знание поисковых систем Интернета, умение строить маршруты, быстро копировать документы в нужном количестве и масштабе. Работа также связана с набором текста, составлением отчетов и графиков, ведением баз данных. Если вы хотите найти хорошего администратора, следует обязательно проверить уровень владения основными программами MS Office.
6. Приятный голос, доброжелательность. Важным фактором подбора на позицию административного сотрудника будет не только доброжелательность или позитивный настрой, но и особенности звучания голоса по телефону. Существует ряд характеристик успешных телефонных переговоров, которые включают в себя правильное приветствие, умение делать паузы, определенный тембр голоса. Потенциальный сотрудник должен владеть искусством ведения диалога по телефону.
7. Конструктивное поведение при конфликтах. Умение предотвращать неприятные разговоры, претензии или враждебные выпады будет большим плюсом соискателя. Конфликты в общении случаются часто, они могут быть полезными или разрушающими. Только конструктивный конфликт откроет новые возможности развития. Перевести любое столкновение интересов в позитивное русло – задача администратора. Для этого надо уметь говорить на языке оппонента, искать точки согласия, активно слушать и предлагать конкретные решения проблемы. Очень важно найти администратора с навыками конструктивного общения.

Цены и тарифы

Услуги

  • 90 дней – гарантия бесплатной замены
  • Помощь в адаптации сотрудника и вхождении в должность

Стоимость

  • 8,5% от годового дохода — подбор специалиста данной позиции
  • Оплата по факту трудоустройства

Специальные условия

  • 5-25% — скидки для постоянных клиентов
  • 5% - скидка за выбор кандидата из первой тройки

ИСТОРИЯ УСПЕХА

В отличие от hr-менеджера нашего партнера, сотрудники агентства интеллектуального рекрутинга mind hunter четко и строго следуют системе поиска администраторов, а именно проводят 2-уровневое интервью, оценку характера кандидата психологом, проверки отзывов с прошлых мест работы, тестовые задания (в определенных случаях). Когда срочно нужны администраторы, мы проводим поиск быстро: за первые три дня рекрутеры подобрали более 80 подходящих резюме для прозвона, и в результате в конце недели на рассмотрение работодателю было направлено 4 крутых администратора. Руководство фитнес-центра почувствовало разницу в качестве проработки кандидатов: нанятый ими сотрудник работает уже больше года на должности старшего администратора.

5
дней
124
резюме
80
прозвонов потенциальным кандидатам
4
направленных на интервью к работодателю соискателя

5 хороших вопросов при поиске администраторов

  1. Что вас привлекает в работе администратора? Мотивация – главная движущая сила в работе любого сотрудника. Чтобы найти администратора на долгое время, нужно четко понять, что движет кандидатом в первую очередь: вознаграждение, возможность общаться с людьми, помогать людям? У каждого кандидата может быть свой стимул к качественной работе с самоотдачей, к которому стоит относиться очень внимательно.
  2. Какими задачами вам не нравится заниматься? Лучше задать этот вопрос еще до того, как в подробностях рассказать об обязанности по вашей вакансии: возможно среди приведенных кандидатом задач вы услышите нужную вам (например, администратор не любит работать с посетителями, а основная задача администратора по вашей вакансии – работа на телефоне и входящем потоке гостей).
  3. Что вы отвечаете клиенту, если он начинает грозить написать негативный отзыв о компании в интернете? Важно не только безошибочная работа администратора по обслуживанию клиентов в «тихое» время, но и способность решать конфликтные ситуации. Работа с возражениями – отдельное направление, по которому проводятся тренинги и обучение, ведь каждый негативный отзыв может сильно подпортить репутацию компании. При поиске администратора в его ответе важно увидеть, способен ли он взять ответственность и инициативу на себя или предпочтет сразу делегировать ее на вышестоящее руководство.
  4. Каким на ваш взгляд должен быть хороший руководитель? Первыми словами кандидата при ответе на этот вопрос, скорее всего, будут перечисленные недостатки его прошлого руководителя. Перед тем как найти администратора руководителю необходимо самому определить, какой работник ему нужен: с характером, выраженным чувством собственного достоинства и более независимый или же менее активный и самостоятельный. По статистике mind hunter, более чем в трети всех случаев увольнение администратора связано с возникшим конфликтом между ним и руководителем, поэтому рекомендуем очень внимательно отнестись к этому вопросу и попытаться получить больше информации от соискателя.
  5. Как вы относитесь к переработкам? Очень важный вопрос, который продемонстрирует отношение кандидата к вашей компании и к работе как таковой. Есть большая доля администраторов, которые не согласны жертвовать ни минутой личной жизни, даже ради небольшой задержки на работе – это характеризует отношение кандидата в целом к работе администратором. Чтобы найти администратора на долгое время, что вам потребуется соискатель, который готов перерабатывать в умеренных количествах за дополнительную плату или без нее — это уже позитивный сигнал. Уточните, часто ли он это делал на предыдущих местах работы. Вместе с этим вопросом часто задается вопрос «что вас привлекает в нашей вакансии (компании)», и тогда вы узнаете, какой запас лояльности есть у кандидата на начальном этапе.

Все предложенные испытания направлены на решение задачи найти администратора с готовыми управленческими навыками, доброжелательного собеседника, владеющего основами делового общения. Опыт подбора показал, что кандидаты редко правильно отражают степень своего профессионализма, полагаясь на здравый смысл при разрешении сложных ситуаций. Но незнание деловой этики приводит к самым серьезным последствиям, вплоть до увольнения сотрудника.

  1. Ситуационная задача 1: к администратору подходят 3 менеджера и простят отправить факс, предоставить информацию и позвонить клиенту. Все просьбы относятся к его компетенции, но одновременно не могут быть выполнены. Как следует поступить? Кандидат должен проявить умение распределять свое время и договариваться с заказчиками работ. Самым дефицитным качеством соискателей следует признать навык управления, поэтому правильных ответов на это задание будет немного. Желательно найти администратора, который умеет самостоятельно регламентировать деятельность.
  2. Ситуационная задача 2: входящий телефонный звонок. Абонент просит соединить с генеральным директором. Что следует ответить? Соискатель должен проявить знания правил внутрифирменных коммуникаций. В этом случае администратор просит собеседника представиться и записывает его контактные данные для ответного звонка после согласования с руководством.
  3. Ситуационная задача 3: два посетителя пришли в одно и тоже время к конкретному сотруднику компании. Кого следует пропустить первым? Задание, которое помогает найти администратора с опытом управления. Администратору путем переговоров надо определить срочность и важность встреч, затем одному из посетителей предложить удобное место ожидания, кофе-чай, журналы, просмотр видеофильмов.
  4. Ситуационная задача 4: попросите соискателя внимательно посмотреть по сторонам и сказать, что не нравиться в интерьере помещения. Ответ покажет степень заинтересованности кандидата в работе, внимательное отношение к деталям, общий вкус, понимание корпоративного стиля.
  5. Ситуационная задача 5: кого следует первым представить собеседнику: владельца компании или пришедшего на переговоры посетителя? От кандидата ждут быстрого ответа, поскольку это правило – основа делового этикета: первым представляют собеседника, который занимает менее высокую должность. Обсуждение задачи поможет вам найти администратора с хорошим уровнем деловой культуры.
Успешный администратор должен обладать навыками управления людьми, твердо знать правила делового общения. Времени для обучения в процессе работы не будет. Поэтому так важно найти хорошего опытного администратора.

Свяжитесь с нами

Москва, пр. Вернадского 39 | Время работы: пн-пт 9.00 - 19.00

Для компаний