7 необходимых навыков и качеств, которые подскажут как найти администратора
1. Владение навыками управления. Работа администратора связана с неограниченным общением. К сотруднику на этой должности часто обращаются с заданиями и просьбами, он принимает и распределяет звонки, получает инструкции руководства. Следует найти администратора с развитыми управленческими навыками: знанием тайм-менеджмента, умением делегировать полномочия, договариваться с людьми, контролировать процесс исполнения. Без этих навыков трудовые функции могут поглотить все рабочее время, а целый ряд мероприятий останется невыполненным.
2. Образование в области менеджмента и экономики. Административные функции требуют квалификации. Необходимо разбираться в текущих бизнес-процессах. Должность относится к одной из отраслей менеджмента. Есть общие обязанности для всех типов администраторов, требующие профессиональных знаний документооборота и управления. Далее идет специализация в конкретных сферах – туристическом или гостиничном бизнесе, индустрии красоты, спорте. Задача найти администратора, как правило, касается узких специалистов.
3. Знание основ деловой этики. Невысокий уровень общей деловой культуры сотрудника будет самым негативным образом сказываться на деятельности компании. Чтобы найти хорошего администратора, надо составить перечь требований к стилю поведения кандидата. Деловая этика касается большого круга вопросов от внешнего вида до умения разрешать конфликты. Нового сотрудника при приеме необходимо ознакомить с регламентами деятельности, правилами корпоративного дресс-кода, особенностями взаимодействия с коллегами и партнерами. Желательно все регламенты разместить на внутреннем портале компании, чтобы они были в постоянном доступе.
4. Уверенный переговорщик. Трудовой день администратора полон напряженных моментов. В должностные обязанности входит объяснение и контроль соблюдения регламентов, выполнение заданий в условиях дефицита времени. Сотрудник на этой должности вынужден постоянно договариваться с людьми, настаивая на выполнении правил. Переговоры будут успешны только при условии владения приемами коммуникаций с различными типами собеседников. Умение создать легкую и доброжелательную атмосферу общения – показатель качества работы администратора.
5. Отличное владение РС и оргтехникой. От администратора требуется знание поисковых систем Интернета, умение строить маршруты, быстро копировать документы в нужном количестве и масштабе. Работа также связана с набором текста, составлением отчетов и графиков, ведением баз данных. Если вы хотите найти хорошего администратора, следует обязательно проверить уровень владения основными программами MS Office.
6. Приятный голос, доброжелательность. Важным фактором подбора на позицию административного сотрудника будет не только доброжелательность или позитивный настрой, но и особенности звучания голоса по телефону. Существует ряд характеристик успешных телефонных переговоров, которые включают в себя правильное приветствие, умение делать паузы, определенный тембр голоса. Потенциальный сотрудник должен владеть искусством ведения диалога по телефону.
7. Конструктивное поведение при конфликтах. Умение предотвращать неприятные разговоры, претензии или враждебные выпады будет большим плюсом соискателя. Конфликты в общении случаются часто, они могут быть полезными или разрушающими. Только конструктивный конфликт откроет новые возможности развития. Перевести любое столкновение интересов в позитивное русло – задача администратора. Для этого надо уметь говорить на языке оппонента, искать точки согласия, активно слушать и предлагать конкретные решения проблемы. Очень важно найти администратора с навыками конструктивного общения.